Los Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems) son sistemas computarizados que proveen a los ejecutivos un fácil acceso a información interna y externa que es relevante para sus factores críticos de éxito. Este concepto nació de la demanda de sistemas de información que respondieran a las necesidades reales de los ejecutivos en las organizaciones apoyándolos en la resolución de problemas no estructurados basándose en fuentes de información internas y externas, con la facilidad de resumir, filtrar, comprimir y rastrear datos críticos para las organizaciones, enfatizando la reducción de tiempo y esfuerzo requeridos para obtenerlos.
LA PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL
La planeación comprende tanto el programa de acción normativo del consejo directivo y/o alta dirección de una organización, como sus metas y objetivos.
El programa de acción define los objetivos, metas, politicas y prioridades a mediano y largo plazo, para cada uno de los niveles de decisión de la orgsnización (áreas sustantivas y adjetivas).
El proceso de planeación consta básicamente de las siguientes etapas:
- Establecimiento de objetivos
- Formulación de estrategias
- Desarrollo de los planes de operación
- Establecimiento de presupuesto financieros
- Ejecución de las operaciones
Para que la planeación sea sumamente práctica y eficaz, deberá tomar en cuenta y adaptarse a las reacciones de las personas a quienes afecta. Esto implica el uso de estrategia en la planeación.
La estrategia es un plan (generalmente a largo plazo) que es el resultado (planeación táctica) de una decisión ejecutiva (tomado por los más altos niveles de autoridad) cuyo objeto consiste en desarrollar total o parcialmente los recuerso humano y materiaes de la organización para desarrollarla o lograr su crecimiento total o parcial a través de:
- Una ampliación, y consolidación de su situación financiera.
- Una ampliación de su mercado potencial.
- Una ampliación de sus actuales líneas de crecimiento.
La táctica por su parte, es un esquema específico para emplearse algunos recurso en una estrategia general. Por ejemplo en el plano gerencial, el presupuesto anual o el plan anual de inversión es un plan táctico dentro de una estrategia global a largo plazo. Sin embargo, estos medios incluyen a toda la empresa y para ello hay que atribuir responsabilidades a los diferentes niveles o subsistemas de la organización.
PROCESO DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA ORGANIZACIÓN
Los EIS, contribuyen en forma importante a rediseñar y reestructurar los procesos de planeación y control de una organización; las principales mejoras que pueden lograrse al utilizar este tipo de sistemas son:
- Mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales
- Rediseño de los sistemas actuales de reportes, a través de los cuales se pone atención en los factores críticos de éxito para mejorar la organización.
- Cambios en los procesos de planeación y pronóstico.
Habilidad de realizar análisis específicos utilizando información que está en la base de datos. - Permite las relaciones de comunicación entre el personal, logrando con ello que los ejecutivos se mantengan realizando actividades de alto nivel.
- Mejora la capacidad de administración de programas en empresas con orientación a proyectos.
Esto proporciona las siguientes ventajas:
- El sistema provee acceso más rápido a la información.
- El sistema permite disponer de textos, datos y gráficos en forma inmediata.
- Las capacidades de manejo de programas generalmente permiten acceso a información más detallada.
SOPORTE COMPUTACIONAL PARA LA PLANEACION
Las actividades de los negocios hoy día se realizan de manera más rápida lo cual implica que la manera tradicionalista de ver la planeación en periodos mas largos de tiempo cambie, anteriormente se consideraban periodos trimestrales e incluso semestrales y anuales, en estos tiempos existe una alta necesidad de contar con información semanal e incluso diaria; esto permite que las organizaciones realicen los ajustes necesarios a las condiciones de los mercados. El contar con nuevas maneras de hacer las cosas, tales como factores críticos para alcanzar el éxito. El vertiginoso cambio tanto del hardware y software. Las modificaciones en los procesos de planeación y pronósticos. Los SIE vigoriza los procesos de planeación y pronósticos mediante las siguientes maneras: Mecanizando el proceso de planeación de la organización. Estableciendo nuevas metodologías de planeación estratégica y análisis competitivos, estas se mejoran teniendo una comunicación adecuada y acceso a las bases de datos. Haciendo que los encargados de tomar las decisiones hagan uso del sistema para realizar una planeación técnica con aplicaciones que anteriormente se consideraban para control administrativo. Logrando que los ejecutivos sean diestros al realizar análisis específicos haciendo uso de la información que se encuentra en las bases de datos. Hoy día los EIS están progresando muy rápido, y es muy posible que en un tiempo muy cercano estos sistemas sean muy diferentes.
Un sistema de Información ofrece soporte para:
- Análisis de datos Históricos
- Proyecciones y Pronósticos
- Cálculos propios del plan
- Formato según las necesidades de los destinatarios
CONTROL ORGANIZACIONAL
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una organización cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estrategico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
- Henry Fayol: El tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
- Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
- George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
PASOS DEL PROCESO DE CONTROL
El Control Administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la organización se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la organización.
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
1. Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
2. Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"
3. Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.
4. Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos miembros de la organización para solucionar las causas de las desviaciones.
CARACTERISTICAS DE UN SIE
Para que un Sistema de Información para Ejecutivos sea considerado como tal, debe de reunir ciertas características. Sin embargo, hay ocasiones en que los EIS no cumplen con todas las cualidades deseables, en estos casos debe de replantearse el sistema para tratar de incluir la mayoría de ellas.
Las principales características de los Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE) son las siguientes:
- Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.
- Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.
- El sistema debe contar con capacidad de manejar información que proviene de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de información.
- Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.
- Esto puede representar un reto importante, ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por el temor a cambiar.
- Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombre-máquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicación entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo.
- Pueden acceder información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización. Esta información puede incluir análisis de tendencias, reporteo por excepción y la posibilidad del “drill down”. Esta característica del EIS permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de información. Por ejemplo, puede conocer las ventas por país, por zona geográfica, por cliente y por línea de producto, penetrando a su gusto en los niveles internos y más detallados de la información en caso necesario.
- El sistema esta soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.
TENDENCIAS FUTURAS
En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones. Existen sistemas que pueden manejar información tanto interna como externa a la organización.
Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos y no solamente basada en los libros contables. Debido a que estos sistemas financieros dependen del poder de la computación para manejar los elementos individuales de la información y procesar las transacciones, permiten que los ejecutivos desempeñen un rol más estratégico en la organización.
La tecnología de los SIE está evolucionando muy rápido, y es muy probable que en el futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos puntos que pueden anticiparse son:
- Una mejor integración con otras aplicaciones
- Mejor software comercial para el desarrollo de SIE
- Mejores interfases sistema-ejecutivo
- Puede decirse que los SIE, además de tablas y gráficas, incluirán voz, video e imágenes, es decir, integrarán la tecnología de multimedia en sus desarrollo.
Durante la toma de decisiones y solución de problemas a veces no se reconoce que también interviene el punto de vista de la persona que ha detectado el problema, por lo tanto hay situaciones en las que hay que decidir o resolver algo, siempre y cuando a la persona le "importen " y por lo cual hace juicios sobre esta.
EL PROCESO DE DESARROLLO DE UN SIE
El proceso de desarrollo de un SIE tiene características que lo hacen único. En primera instancia, porque es el primer sistema que se desarrolla en la empresa dirigido al ejecutivo, quien es el usuario de este sistema. En segundo lugar, las técnicas utilizadas para el análisis y desarrollo de los tradicionales Sistemas Transaccionales no necesariamente funcionan en un 100% de manera similar durante el desarrollo de un SIE. A continuación se propone una metodología para su desarrollo e implantación:
1. IDENTIFICACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA
Existen diferentes alternativas para el desarrollo de un Sistema de Información para Ejecutivos (SIE). Antes de crear la propuesta para el desarrollo del sistema debe de elegirse la alternativa que se desee. A continuación se mencionan algunas de las alternativas que existen para su desarrollo:
- Desarrollar el sistema de manera interna y partiendo de cero. Esto significa que el departamento de Sistemas de Información asignara a un equipo de trabajo para el desarrollo del sistema.
- Otra alternativa es hacer modificaciones a los sistemas actuales con el fin de cubrir los requisitos del ejecutivo.
- Desarrollar el sistema partiendo de cero con la ayuda de desarrolladores externos con experiencia previa en SIE.
- Cada una de estas alternativas tiene ventajas y desventajas en renglones tales como costo, tiempo y control durante el desarrollo de la aplicación.
2. CREACIÓN DE LA PROPUESTA
En este paso debe escribirse o elaborarse una presentación de la propuesta del EIS. La creación de la propuesta ayudara a tener un apoyo más sólido para el desarrollo del EIS y a minimizar la resistencia por parte de los ejecutivos. Además, puede contribuir a que la administración acepte el proyecto.
Las principales razones que existen para presentar de manera formal una propuesta de un SIE son:
Claro entendimiento con el ejecutivo: Esto se refiere a que el desarrollo del EIS se haga tomando como base lo que piensa el desarrollador y lo que espera el ejecutivo. Por lo general los ejecutivos no disponen de mucho tiempo para dedicarlo al desarrollador del EIS y es muy común que estén esperando algo diferente de lo que en realidad es. Es por ello que la presentación de la propuesta ayudara para asegurarse que se comparten las mismas ideas.
Reducir la resistencia al cambio: No todos los ejecutivos aceptarán al mismo tiempo el concepto de un EIS. Con frecuencia, cuando se desarrolla un nuevo proyecto existe gente que esta de acuerdo, gente a quien le es indistinto y gente que no esta de acuerdo. Quienes no están de acuerdo con un proyecto no participan en el y resulta perjudicial implantarlo cuando existe resistencia activa. Una ventaja de la creación y presentación de la propuesta es que puede conocerse la resistencia que existe al desarrollo del EIS y direccionala detallando muchos de los beneficios que se obtienen al utilizar un sistema de este tipo.
Manejar las expectativas: En la creación y presentación de una propuesta deben ponerse en una balanza las expectativas. De la misma manera en que se hable de los beneficios que pueden lograrse con un EIS, deben informarse los riesgos que implica y de los recursos que requiere. Es importante considerar esto último, ya que la mayoría de los fracasos se deben a que no se explicaron los riesgos y las necesidades de recursos y solo se enfatizó en lo ventajoso que seria utilizar este sistema.
Lograr el compromiso de los recursos: Cuando se elabore y presente la propuesta para el desarrollo de un EIS deben considerarse los recursos que se requieren para llevarla a cabo. Hay personas que solo acostumbran justificar los costos; sin embargo, es importante hacer un pronóstico del dinero, de la gente y del tiempo que se necesitará para cumplir con la propuesta.
Con todo esto, el ejecutivo tendrá una visión más clara de lo que es un EIS, de las expectativas con respecto a su uso y de los recursos que requiere su desarrollo.
3. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DEL EJECUTIVO
Este paso consiste en determinar las necesidades del ejecutivo. Se sugiere un conjunto de estrategias para lograr lo anterior:
Cuestionar al ejecutivo acerca de cuales son las preguntas que le gustaría formular al regresar de un periodo vacacional de tres semanas.
El Aplicar la metodología relacionada con los factores críticos del éxito. ? Esta consiste en definir los factores críticos y, posteriormente, identificar las lagunas de información entre lo que requieren los factores críticos del éxito y la información que se encuentra disponible para el ejecutivo. Este análisis incluye tipo de información, periodicidad y formato de presentación, entre otros.
Realizar entrevistas con los directores o gerentes de las diferentes áreas funcionales de la empresa, con el objetivo de preguntarles la información que consideran relevante.
Listar los principales objetivos de la empresa a corto y mediano plazos y definir la información necesaria para darle seguimiento.
Preguntar a los ejecutivos cuales son los datos que no les gustaría que llegaran a manos de la competencia.
A través de simple observación o entrevistas determinar la información que utiliza en la actualidad el ejecutivo para monitorear la situación de la empresa. Esto puede lograrse fácil al observar la información que se presenta cada mes en las juntas de resultados o de consejo.
4. CREACIÓN DEL SISTEMA Y PRESENTACIÓN DE UN PROTOTIPO
La clave para la creación de un EIS exitoso es el prototipo. En ocasiones un EIS se describe como un prototipo que nunca termina. Estos sistemas deben evolucionar constantemente y la velocidad con que se realicen los cambios es muy importante para el éxito. Un prototipo de arranque (inicial) de un EIS por lo general requiere de 6 semanas hasta 4 meses para su desarrollo. Una vez que se desarrollo el prototipo de arranque, el EIS evoluciona cuando se le van agregando nuevas capas o funciones.
IMPLANTACION EXITOSA DE UN SIE
Para que un ejecutivo utilice un SIE, debe de implantarse considerando los siguientes factores:
Ejecutivo comprometido e informado con el proyecto: Esto implica que el ejecutivo debe tener un entendimiento claro de las capacidades y limitaciones del sistema desarrollar. Además, debe de establecer un compromiso formal hacia el sistema, ya que de ello depende su uso en el futuro.
Socio operativo: Esto con el fin de manejar los detalles de implantación del sistema y de que se puedan tomar decisiones considerando el punto de vista del usuario ejecutivo. Lo anterior es muy recomendable debido al poco tiempo del que dispone el ejecutivo. El socio operativo puede ser la persona más cercana al ejecutivo, en lo que a relación de trabajo se refiere, porque es quien mejor conoce los gustos y necesidades del ejecutivo.
Personal idóneo en el departamento de informática: La calidad del personal que labora en el departamento es trascendental para el éxito del proyecto. Si se tomó la decisión de desarrollar un EIS en forma interna debe seleccionarse al personal más capacitado para realizar esta tarea.
Tecnología apropiada: La selección del hardware y software debe corresponder a la demanda tecnológica del proyecto. Para esto deben evaluarse las necesidades técnicas y las opciones que brinda el mercado para satisfacerlas en forma apropiada.
Administración de los datos: Un SIE debe de ser capaz de presentar información de las diferentes áreas que componen la empresa, y para ello es necesario que la infraestructura de la base de datos interna sea estandarizada.
Relación clara con los objetivos del negocio: Debe dar seguimiento a los factores críticos de éxito de la empresa y estos factores se definen en base a los objetivos que persigue esta empresa.
Manejo de la resistencia al cambio: Es necesario evaluar el nivel de cultura computacional de la empresa, pues de ello dependerá la forma en que se maneje la resistencia al cambio.
¿ CUAL CREE UD. QUE ES LA IMPORTANCIA DE LOS (SIE) COMO APOYO A LA TOMA DE DECISIONES, EN LAS ORGANIZACIONES?
